济南公司强化档案规范管理

   本报讯（记者 胡静）

  为加强公司档案的规范化管理，按照集团公司的统一部署要求，济南公司与去年便成立了专门的档案管理室。为进一步加强对档案的管理，近期，公司制定“双重管理、制度落实”的档案管理制度，并要求原由各部门保管的各类文档全部交至档案室统一保管。

   在档案管理上，公司对档案实行“双重管理”：档案室由行政人事部安排专人负责，同时要求各部门确定了专职或兼职的档案管理员；档案室门钥匙由档案员保管，各部门的档案归档后，档案橱的钥匙由部门档案员保管。主要归档项目包括各类公司证件、合同协议、财务单据及物品登记簿、各类承诺书、会议纪要、值班记录、考勤统计表等。对上报档案有缺失的情况，公司要求相关部门负责查找补齐才能统一上报。并要求以后不准任何部门和个人手中持有属于公司确定归档的资料；对于部门经常使用的资料，确需部门临时保管的，须经公司主要领导批准并在档案室备案。对各部门上交的档案要做好明细登记，并和行政档案管理员进行认真核对，所有档案的明细一式两份，档案室管理员和各部门档案管理员各持一份。

   在档案室查阅资料的流程中，公司要求查阅资料需在档案室管理员的监督下进行。确需带出档案室的资料，必须填写《档案借阅登记表》。

  档案管理是企业将从创立到发展，涉及到的科技图纸、文件文书、财务报表、合同协议、人事资料、信用凭证等大量资料，包括文件、图片、录音和录像和实物等，进行资料整理并保存起来并加以利用。档案管理对于企业文化建设有着十分重要的作用，表现在档案能够真实地记录企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴，和对企业文化的归纳、梳理。企业档案管理对于企业文化的记录不是一种简单的记录，而是通过分类与分析使员工和领导能更好地认清公司的文化建设成就与不足。

　要想让档案充分发挥功能和作用，还需要每位档案管理员在管理过程中不断梳理和价值判断，逐年分类设置，归纳整理，从而更好地服务于集团的发展战略。